采购中台能否给企业带来质的飞越?

2019-12-30 15:04

一, 什么是中台?什么是采购中台? 关键词:精准、高效、资源整合、灵活敏捷 首先,中台是一种思想。要阐述中台,必须先打一个比喻,用美军的作战模式来进行类比。 二战时期,

一, 什么是中台?什么是采购中台?

关键词:精准、高效、资源整合、灵活敏捷

首先,“中台”是一种思想。要阐述中台,必须先打一个比喻,用美军的作战模式来进行类比。

二战时期,美军作战是以军为作战单位,每个集团军都有自己配套的装甲部队、火炮部队、航空部队、空降兵部队、后勤部队、特种部队等等,一个军是一个作战单位;

越南战争时期,美军作战是以营为作战单位,每个营配备了自己的装甲能力、轻火炮能力和后勤支援,此时航空部队、导弹部队、空降兵部队等不再是作战单位的组成部分,而是为前端军队提供资源支持;

在伊拉克、阿富汗战争时期,美军作战进化为7人或11人的极小班排作战。一旦发现敌人,任何一个前锋部队都可以调度航母上的空军、战舰上的导弹、地面的火箭炮部队,去支援前锋部队干掉敌人。美军不会为每个前锋部队编制空军、导弹、火箭炮,但每个部队都可以共享使用。此时是美军就是“小前端,大中台”。之所以美军的“小前端”如此灵活,因为有强大的中台能力,给前端军队提供各种资源支持以及中台炮火群支持打击。

将美军的这种中台体系,引入到互联网行业、软件行业来。那么“中台”就是强调资源整合、能力沉淀的平台体系,为“前台”的业务开展提供底层的技术、数据等资源和能力的支持,中台将集合整个集团的运营数据能力、产品技术能力,对各前台业务形成强力支撑。

同理,在企业的数字化采购业务中,采购的“前台”就是企业的采购员、资源开发工程师、供应商管理工程师等业务人员开展采购业务的阵地,而采购的“中台”就是采购资源整合、采购能力沉淀的平台体系,比如说采购数据的支持能力、供应商分类分级支撑能力、供应商资信的支持能力、法务服务的支持能力、电子签章的支持能力、税务计算的支持能力、物流运输支持能力、履约保险服务、第三方资金支持能力、第三方担保支持能力、采购平台的计算资源能力……等等。

前台和中台本质上是工作分工的问题。比如,某事业部要购买广告服务、需要开发广告供应商,是事业部内部(大前台)自己组织一套寻源、供应商管理、考核、合同商务、法务、采购执行、结算的团队,还是集团为其提供资源,由专门的团队来帮助其开发供应商、处理合同和商务等等。

所以说, “小前台+大中台”的运营模式,就是美军的“特种部队(小前台)+航母舰群(大中台)”的组织结构方式,以促进管理更加扁平化。十几人甚至几人组成的特种部队在战场一线,可以根据实际情况迅速决策,并引导精准打击。而精准打击的导弹往往是从航母舰群上发射而出,后方会提供强大的侦查火力后勤支援。所以如果中台没有办法承接前线的需求,前线就会不认可它服务的价值。

所以采购中台是什么:

01、采购中台就是采购资源整合、采购能力沉淀的平台体系;

02、智能采购中台就是运用数字技术、AI技术将采购资源、采购能力以数字化的方式整合和沉淀,并为前台采购工作提供支撑的平台体系;

03、采购需求是业务前线提出的,采购中台如果没有办法承接业务前线的需求,业务前线就会不认可采购中台服务的价值。

二,采购中台用于解决什么问题?

关键词:组织膨胀、避免重复、加强集采、管理高效、资源整合、灵活敏捷、风险管控

公司在发展壮大的过程中,企业的事业部也越来越多。每个事业部都有自己的采购需求,当我们开展具体的采购业务时,每个事业部都需要有供应商资源开发、合同商务、采购履行、结算支付、IT服务等方面的基础支持。很多传统企业的每个事业部都会有自己专属的采购业务人员。随着公司的发展壮大,许多业务部门内提供基础支持的工作可能会有很大程度上的重复(例:两个相互独立的采购部门同时开发供应商,两个团队很可能在同时进行了供应商的认证、合同签署等工作),信息不能共享,导致许多资源被浪费。

并且,每个采购团队的水平参差不齐,怎样使每个团队都能够在既保证质量、又保证效率的前提下完成任务。为此,我们急需一个有效的机制来将公司内部的供应商资源开发、合同商务、采购履行、结算支付、IT服务等资源进行整合,统一为各个事业部提供支持和帮助。

同时,很多企业的各事业部实行独立核算,导致各事业部往往从自身利益出发,影响事业部之间的协作,难以形成企业合力。近年来很多企业迅速扩张、采购员工众多,所以可能会存在管理不善、效率低下、各事业部各自为政等问题。为了解决以上问题,运用中台思想,通过“小前台+大中台”的运营模式促使采购组织管理更加扁平化,使得采购管理更加高效,采购组织运作效率提高,采购业务更加敏捷灵活。

采购中台就是为了提炼各个采购业务条线的共性需求,将采购资源整合,将采购能力沉淀,提供给前台各业务部门使用。前台要做什么采购,需要什么资源可以直接同采购服务部要,在更丰富灵活的采购中台基础上获取支持,让“小前台”更加灵活敏捷。

采购中台的核心价值,还是为企业降本增效,让采购业务从被动响应向主动服务转型,从事务型采购向战略型采购转型,同时更好的管控采购风险。

三、数字化的采购中台包括哪些内容?

关键词:整合支持、业务小前台、业务中台、数据中台、技术中台

数字化的采购中台本质是采购业务的共性需求,是采购资源整合,是采购能力沉淀,因此采购中台是一个不断发展的过程,以下一些内容的列举,并不表明采购中台仅限于这部分内容,而是抛砖引玉给读者一些启迪。

01、共享的数字化的供应商资源池和商品池;

【案例1:某公司对于采购的三四类物资,放权由各个事业部自行采购。某次审计调查时,不经意间发现,有两个事业部同属一个城市,购买同一件商品,来自同一个供应商,而价格却不相同。】

【案例2:某公司的A分公司将供应商甲列为了黑名单供应商,但是B分公司在招标时,却不知道,继续让这家供应商进行的引入。】

这些现象在很多家企业中都有,并不是特例。对于一家企业来说,统一的供应商资源池非常重要,统一的商品池和价格管理也是非常重要的。即使一家企业没有实现集中采购,如果有共享的数字化的供应商资源池和商品池,也不会发生案例中的情况。

共享的数字化的供应商资源池,即共享了供应商分类,比如战略供应商、客户指定供应商、黑名单供应商、内部供应商……等。即共享了供应商分级,比如一级优选合格供应商、二级优选合格供应商、一般合格供应商、待淘汰供应商……等。

共享的数字化的商品池和价格库,让各事业部可以充分的利用和参考,减少重复的工作和资源浪费。

02、整合的市场化的外部供应商信息资源和连接能力;

对于每一家企业来说,都有寻找新供应商的诉求。在过去,采购员一般通过搜索引擎搜索、资源网站、权威排名、自身人脉、朋友介绍……等方式找寻新供应商。采购员希望中台为他提供资源整合能力和连接能力。所谓的资源整合,就是将尽可能多的品类供应商整合在一起,然后供采购员挑选。所谓的连接能力,就是将各路资源池连接在一起。

【举例:A网站上有7万多家钢材的供应商,B网站有2万多家钢材的供应商,C网站有3万多家钢材的供应商,既有重合,又有差异。某采购员希望有一个统一的搜索入口,同时连接了三家网站的钢材供应商资源,进行搜索和引新。如果有这样的入口,将大大的节约采购员的时间。】

03、整合的有权威的供应商资信资料;

对于每个供应商来说,都有自己企业的资信材料,比如阿里巴巴的企业芝麻信用、中国人民银行的企业征信等。从采购员的视角来看,希望有一个中台,连接这些权威的资信资料,整合数据资源,为采购员进行服务,很方便快捷的查阅供应商的资信。

04、整合的数字化供应商的连接能力;

【案例:某企业建立自己的电子采购平台,需要连接诸如苏宁企业购、天猫企业购、京东企业购、震坤行、西域、小米企业购等等电商型的数字化供应商,但是发现需要一家一家的进行系统对接,需要大量的IT支出。而且某供应商甚至提出需要签署一份协议,保证每年至少800万元的采购额,才愿意与某企业进行系统对接。】

数字化的连接能力,能让效率大幅提升,以订单为例,企业内部系统的采购订单,能够直接传输到供应商的销售平台内,成为供应商系统内的销售订单,这个过程,无需二次数据录入。企业希望,有这样一个采购中台,提供与这些数字化供应商的连接能力,无需一家一家的进行系统对接,企业只需要谈商务,而无需关系技术对接问题。

05、整合的合约管理与归档能力;

合约的管理和法务的处理,是非常专业的能力,对于一家企业来说,尽可能少的在法务上支出,同时又能有效的控制法务风险,是非常重要的内容。因此,希望一个有这样一个中台,能尽可能的共享合约管理的能力和法务处理的能力,并且进行数字化的沉淀。

06、共享的数字签章服务和连接能力;

在当下,数字签章服务已经非常快速的发展了,国内已经诞生了像法大大、e签宝这样的数字化签章服务商,不仅成本非常低,而且法律效力已经得到最高人民法院的认可。过去企业间签署一份合同,需要打印好几份的纸张支出、需要来回至少20元的快递支出、需要来回至少一周的时间。有了数字签章之后,不需要打印了,大约2元钱的签章费用,以及几乎忽略的时间,这帮助效率大幅提升的同时,也大大降低了成本。

因此,企业希望在采购业务流转的过程中,有这样一个采购中台,在诸如标书发放、供应商报价、中标通知书、订单、结算单、合同、协议等过程中,都能非常方便的接入第三方的数字签章服务。

07、整合的税务管理与数字化发票连接能力;

【举例:某企业购买1000套橱柜,价值400多万,对于供应商来说,要开增值税专用发票,其中橱柜的税率是16%,运输的税率是10%,安装服务的税率是6%,而且该供应商开票的票面限额是万位数,每张最多开99999元。种种规则,供应商对于开票非常头痛,而且由于分拆的原因,小数点的原因,存在税差,极可能被采购方退回发票。】

所以,企业希望有这样一个中台,以双方确认的账单作为数据输入,能够快速的按规则进行分拆发票,也就是预制发票,预制发票的同事,也分拆了账单,自动的进行了三单匹配。同时,通过一个共享的打印接口,快速的打印发票。通过中台能力的输出,快速的实现发票的制作和打印,大幅提升效率,同时实现几乎0差错。

08、整合的财务核算连接能力;

每家企业都要进行财务核算,几乎每家企业现在都应用了财务系统进行核算,因此,对于采购来说,需要将凭证信息传递到财务核算系统内。当然,传递最高效的方式就是系统对接,数据实时同步,但是IT对接的成本高昂。因此,企业希望有这样一个中台,或者叫做集成平台,能够简单方便的实现凭证信息传递到财务核算系统,甚至是传递详细的订单信息、发运接收信息、结算发票信息等到财务系统中去。

09、数字化物流运输的连接能力;

对于采购员来说,对于需求用户来说,都希望能看到供应商发运后的物流详细信息,甚至希望能以地图的方式实时查看物流运输情况。在中国当下,物流商正在快速的数字化发展过程中,几乎所有的快递企业都实现了全程监控和数据的输出。因此,企业希望有这样一个采购中台,能够连接尽可能多的物流商的数字信息,能够整合电子地图的服务商,为企业的需求用户和采购员提供物流运输信息的数字化、可视化的展现。

10、数字化仓储的整合和连接能力;

【举例:某企业的零部件采购大部分采用VMI方式,当前仍然是通过寄售订单的形式,通知供应商补货。但是企业希望,实时的展现仓库实时在手量给供应商,并且向供应商显示数量上限和安全下限,由供应商自主主动式补货。】

当下,第三方仓储的应用也越来越多,企业都希望能够方便快捷的查阅线边仓、寄售仓、第三方仓甚至供应商仓的物资数量,如果要通过一个一个的系统对接来实现,成本支出太大。因此,企业希望有这样一个采购中台,能够整合和连接各方仓库的库存数据,实现实时的传播和查阅,必然将极大的提升供应链的效率。

11、预算管理的整合和连接能力;

对于预算管理来说,分为预算编制、预算控制和预算分析。企业的采购过程,本质上也是预算的执行和控制的过程。因此,采购中台也应该提供预算的控制能力,作为一个共享的能力,在采购需求发生的时候,能够提前的占用预算,在采购需求被否决的时候,能够释放预算,在采购订单执行完成后,能够进行预算决算,对预算进行扣减。预算的编制是在财务系统中完成的,因此采购中台也需要提供预算的链接能力。

12、金融资源的整合和连接能力;

【举例1:某A企业的采购结算周期和账期统一为月结90天,A企业和B银行有一份应收账款融资保理的合作协议,A企业获得的银行利率是4.5%,授信为10亿。在企业采购过程中,很多供应商有比较紧迫的资金周转需求,A企业和B银行联合为某C供应商提供的利率是6.5%,A企业希望能够快速的向B银行提供数字化的审查资料,快速的向C供应商放款,并且自动计算和抽取利差收益。】

【举例2:某A企业向供应商支付方式主要是电子银行承兑汇票,对于供应商来说,希望有快速的贴现渠道和方式,能自动的进行贴现率的排名,希望能有快速的电子汇票拆分工具,快速的进行流转。】

以上两个例子,都需要一个中台,能够连接尽可能多的银行,连接尽可能多的金融服务商,将各家的金融服务聚合起来形成共享的金融服务。

13、保险资源的整合和连接能力;

企业采购的物资,往往货值比较高,可能一车货运费只有1万元,但是货值却有500万元之多,一旦发生事故,后果往往非常严重。因此,企业物资的运输对于保险的需求也非常高。企业期望有一个中台,能够连接尽可能多的保险公司,将各家的保险服务聚合起来形成共享的保险服务。

14、共享的实时的数据中台;

对于企业采购业务来说,数据极其重要,对于数据的实时性要求也非常高,因此对于采购的数据中台的需求是不言而喻的。

第一是数据技术。没有数据中台的时候,各企业都有自己的数据中心、机房、小数据库。但当数据积累到一定体量后,这方面的成本会非常高,而且数据之间的质量和标准不一样,会导致效率不高等问题。因此,需要通过数据技术,对海量数据进行采集、计算、存储、加工,同时统一标准和口径。

第二是数据资产。数据中台把企业的数据统一之后,会形成标准数据,再进行存储,形成大数据资产层,进而保证为企业采购业务提供高效服务。

第三是数据服务,包括服务采购方和供应方。例如采购大脑、采购参谋、生意参谋,就是数据中台中提供的数据服务。

数据中台会确保大家在使用数据的过程中,口径、标准、时效性、效率都有保障,能有更高的可靠性和稳定性。

15、共享的采购风控和预警能力;

数据中台将数据的口径、标准、时效进行整合后,可以更广泛的应用于企业的采购风控和预警方面。

1)自动监控各环节采购行为和生成审计跟踪。帮助企业快速洞察风险与机遇,有效控制采购风险。

2)自动追踪各环节采购行为和监控异常情况,并通过高级可视化工具提供监控与分析结果,帮助决策制定者实时洞察采购风险与合规性;

3)自动化审计跟踪和部分管理活动,例如留存采购单据,自动组织审计文档等,从而简化基本流程,提升审计效率和准确性,将大幅削减审计时间。

4)可以将每笔交易和其他购买行为与相应的订单合同进行对比,确定个体与整体的合规性和违规成本。不仅可帮助采购高管了解当前和预计的合规情况,明确违规责任方,还可帮助他们预测合规管理技术对采购组织的影响。

16、共享的技术中台与计算能力;

数字化的采购,也需要强大的技术中台的支撑。像负载均衡、分布式消息队列、分布式任务调度、分布式数据库等等这些技术内容,就是技术上的资源整合和能力沉淀。技术中台是面向智能+互联网时代的新型企业IT架构体系,也可称为企业级互联网架构,例如阿里云的Aliware,为企业提供高效、稳定、易扩展的中间件。



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